ما همه در جلساتی حضور داشته ایم که شرکت کنندگان برای جلسه آماده نبودند، از موضوع بحث منحرف شده اند و موضوعات مورد بحث، باعث اتلاف وقت اعضای تیم بوده اند. این مشکلات و مشکلات دیگری مانند این، از تنظیم ضعیف دستور جلسه ناشی می شوند. یک دستور جلسه کارآمد تعیین می کند که از قبل و در طول جلسه انتظار چه چیزی می رود. این به اعضای تیم کمک می کند خود را برای جلسه آماده سازند و زمان کافی و هوشمندانه به آن تخصیص دهند. همچنین به سرعت تمرکز همه به یک موضوع جلب و تعیین می شود که بحث چه زمانی به نتیجه رسیده است، حتی اگر همچنان در طول جلسه مشکلاتی پیش بیاید، یک دستور جلسه که به خوبی تنظیم شده باشد توانایی تیم را برای رسیدگی سریع و موثر به این مشکلات افزایش می دهد.