|  درخواست عضويت  |  رمز خود را فراموش کرده ايد؟  |  ورود اعضا [Sign in]
جستجوي پيشرفته مطالب   |  
 جستجو:  
روزنامه دنياي اقتصاد97/4/20: مسووليت پيچيده مديران در مديريت زمان
magiran.com  > روزنامه دنياي اقتصاد >  فهرست مطالب شماره
مشخصات نشريه
آخرين شماره
آرشيو شماره هاي گذشته
جستجوي مطالب
سايت اختصاصي
تماس با نشريه
شماره جديد اين نشريه
شماره 4379
شنبه سي ام تير ماه 1397



خدمات سايت




 
MGID3360
magiran.com > روزنامه دنياي اقتصاد > شماره 4371 20/4/97 > صفحه 28 (مديران) > متن
 
 


مسووليت پيچيده مديران در مديريت زمان
چالش هاي مديريت زمان و بهترين استراتژي ها براي غلبه بر آنها (بخش پاياني)

نويسنده: Michael E. Porter Nitin Nohria
مترجم: آناهيتا جمشيدنژاد
برگرفته از: HBR


     در سلسله مقالات هفته هاي گذشته اشاره کرديم که مديران عامل با کميابي شديدي از سوي «زمان» روبه رو هستند. براي يک مديرعامل هرگز زمان کافي براي رسيدگي به همه امور وجود ندارد. مطالعه ما در سال ۲۰۰۶ روي مديران عامل شامل چندين يافته مهم بود که در دو مقاله قبل به تعدادي از آنها اشاره شد. در مقاله پيش رو و در بخش پاياني به چند مورد ديگر خواهيم پرداخت. اميد است دلالت هاي اين يافته ها موجب استفاده کارآتر از زمان توسط مديران عامل شود.
    
    هماهنگي ساختار و فرهنگ سازماني
    براي اخذ تصميمات مناسب در سراسر شرکت، ساختار شرکت بايد با استراتژي آن هماهنگ باشد. در غير اين صورت مديرعامل شرکت به سمت قضاوت هاي بي پايان بين واحدهاي شرکت کشيده خواهد شد. اگر سازمان به طور مداوم از يک ساختار به ساختار ديگر در نوسان باشد، توان مديرعامل و سايرين را تحليل خواهد برد.
    فرهنگ- که شامل ارزش ها، باورها و هنجارهاي يک سازمان مي شود- اهرم کليدي ديگر مديرعامل براي تقويت استراتژي و نحوه فعاليت سازمان به عنوان يک کل محسوب مي شود. مديران عامل مي توانند فرهنگ يک شرکت را از بسياري روش ها شکل دهند: از صحبت در مورد آن در مجامع مختلف تا انجام رفتارهاي ارزشمند از سوي خودشان يا شناخت و دادن پاداش به کساني که فرهنگ مطلوب را از خود به نمايش مي گذارند. اين شغل مديرعامل است که از فرهنگ سازمان دفاع کند و به طور مداوم به دنبال فرصت هايي براي تقويت آن باشد.
    
    طراحي، بازبيني و بهبود فرآيند
    مديران عامل بايد اطمينان يابند استراتژي شرکت به خوبي اجرا شده است. اين اتفاق زماني رخ مي دهد که سازمان فرآيندهاي سختي را در برنامه هاي بازاريابي، قيمت گذاري، توسعه محصول و توسعه استراتژي داشته باشد. فرآيندهاي خوب بهترين دانش سازماني را در کنار يکديگر جمع مي کند و مديرعامل را از گرفتن تصميمات باطل محافظت مي کند.
    بازبيني هاي رسمي براي بررسي اينکه آيا شرکت عملکرد موردنياز را انجام مي دهد يا خير، ضروري و مهم است. گرچه اينها يک چهارم از کل زمان کار يک مديرعامل را مصرف مي کنند، اما به مديران عامل اجازه مي دهند تا پيشرفت را پيگيري کنند، بازخورد منظم ايجاد کنند و از استانداردهاي بالا حمايت کنند. بازبيني هاي مکرر منجر به بهبود فرآيندهاي مختلف مي شوند.
    البته، مشارکت بيش از اندازه در بازبيني ها، مي تواند منجر به دخالت بيش از حد مديرعامل در فعاليت هاي شرکت شود و او را از جزئيات غيرضروري آگاه سازد. ما با مديران عامل در مطالعه خود در مورد اين مشکل صحبت هاي بسياري کرديم. نکته قابل توجه اين است که وقتي مديران عامل از محول کردن بازبيني ها به زيردستاني که مي توانند آنها را مديريت کنند، شکست مي خورند، استقلال داخلي و مسووليت پذيري تيم هاي مديريتي خود را دچار فرسايش مي سازند. اين امر موجب مي شود مديران عامل نتوانند بهترين بازده را از سايرين دريافت کنند.
    
    توسعه افراد و روابط
    ايجاد کانال رهبري شرکت به خودي خود يک عملکرد مهم براي مديرعامل است. ما دريافته ايم که مديران عامل بايد شخصا به بهبود کيفيت رهبران شرکت متعهد شده و در آن دخيل باشند. آنها نمي توانند اين وظيفه را تنها به منابع انساني (HR) محول کنند. انتخاب هاي رهبري سازماني در شکل دهي فرهنگ شرکت اساسي و مهم هستند. کسي که استخدام مي شود، ترفيع مي يابد يا اخراج مي شود، اين پيام را ارسال مي کند که واقعا از نظر مديرعامل يا شرکت چه چيزي ارزشمند است.
    مديران عامل بايد بيشترين ستانده را از استعدادهاي سازماني دريافت کنند و براي انجام اين کار، بايد ارتباطات شخصي را شکل دهند. مديران عامل ما يک چهارم ديگر از کل زمان کاري خود را در جلساتي صرف کردند که بر ايجاد روابط متمرکز بود. وقتي اعتماد دو طرفه باشد، محول سازي امور طبيعي تر مي شود، توافق آسان تر به دست مي آيد و بازبيني و پيگيري کمتري موردنياز است. زماني که مديران عامل صرف ايجاد سرمايه اجتماعي در شبکه اي از روابط شخصي کردند، مزاياي بسياري دارد و زماني است که بسيار مفيد سپري شده است.
    
    آنها هميشه در جلسه هستند
    مديران عامل انتظار يک جريان بي پايان از جلسات را دارند که هر کدام مي تواند به طور کل متفاوت از جلسات قبلي و بعدي باشد. تعداد خالص و تنوع آنها يک ويژگي مشخص از شغل رهبري سازمان است. به طور متوسط، رهبران سازماني در مطالعه ما ۳۷ جلسه در هر هفته داشتند و ۷۲ درصد از کل زمان کاري شان را در جلسات صرف کردند.
    
    کوتاه تر کردن جلسات و موثرتر کردن آن
    مديران عامل بايد ببينند کدام جلسات واقعا موردنياز هستند و کدام يک مي توانند به ديگران محول شوند. آنها بايد به طول جلسات نيز با دقت فکر کنند. در مطالعه ما، به طور متوسط جلساتي که يک ساعت طول کشيده است ۳۲ درصد جلسات يک مديرعامل را تشکيل داده اند. جلساتي که طولاني تر بودند، ۳۸ درصد و جلسات کوتاه تر ۳۰ درصد جلسات يک مديرعامل را شکل دادند. ما دريافتيم که طول جلسات اغلب يک مساله مربوط به عادت شخصي يا سازماني يا هر دو است؛ يک طول جلسه پيش فرض (مثلا يک ساعته) هنجار سازمان محسوب مي شود.
    زمان هاي «استاندارد» جلسه بايد با نگاهي به سوي کاهش آنها بازبيني شود. انجام اين کار مي تواند به طور قابل توجهي کارآيي يک مديرعامل را بالا ببرد. در پرسش و پاسخ هاي ما، مديران عامل اقرار کردند که جلسات يک ساعته مي توانستند اغلب به ۳۰ يا حتي ۱۵ دقيقه کاهش يابند. روش خوب ديگر براي ساده کردن جلسات، تنظيم مجدد هنجارهاي جلسه است: هر جلسه بايد يک دستور جلسه واضح داشته باشد و براي حداقل کردن تکرار جلسات، شرکت کنندگان بايد کاملا آماده در جلسه حاضر شوند. مديران عامل موثر اين هنجارهاي جلسه را در سراسر سازمان گسترش مي دهند.
    برخي مديران عامل نگران بودند که اگر کسي درخواست جلسه يک ساعته کند و مديرعامل (يا دستيار او) جلسه اي ۳۰ دقيقه اي را پيشنهاد دهد، ممکن است آنها افرادي سرد و ديرجوش جلوه کنند. اما دريافتيم که طول جلسه ارزش مقابله را دارد. يک مديرعامل در مطالعه ما گفت: «هرچه آنها درخواست کردند را به نصف کاهش دهيد.»
    يک مشخصه مهم ديگر در جلسات، تعداد و ترکيب شرکت کنندگان است. جلسات رودررو بين دو نفر معمول ترين نوع جلسات هستند (به طور متوسط ۴۲ درصد جلسات مديران عامل را شکل مي دهند) و بعد از آن جلسات با دو تا پنج شرکت کننده (۲۱ درصد) قرار دارند. گرچه هر مديرعامل جلساتي شامل گروه هاي بزرگ ۵۰ نفره يا بيشتر نيز دارد، اما اين نوع جلسات بسيار نادر هستند (۵ درصد از کل جلسات).
    اهميت جلسات گروهي کوچک و دو نفره، لزوم توانايي در محول کردن امور و ايجاد رابطه را منطقي مي سازد. اما رهبران سازماني بايد همچنين به دنبال فرصت هايي براي گرد هم جمع کردن افراد درست باشند. يک بخش مهم از نقش مديرعامل هماهنگي حوزه هاي داخلي و خارجي مختلف حول يک درک مشترک از مسائل و تصميمات است. داشتن افراد درست در اتاق جلسه، يک روش قدرتمند براي ايجاد هماهنگي و اجتناب از نياز به کنش هاي تکراري و زمانبر براي گردهم جمع کردن همه افراد است.
    
    لزوم در دسترس و خودجوش بودن
    مقدار زيادي از زمان مديران عامل ما (به طور متوسط ۷۵ درصد) از قبل برنامه ريزي شده بود. مديران عامل بيش از نيمي از جلسات شان (۵۱ درصد) را خودشان شروع کرده اند.
    گرچه کنترل ماهيت و تعداد جلسات ضروري است، اما دريافتيم که مديران عامل بايد به طور منظم زماني را براي تعاملات خودجوش اختصاص دهند (که ۲۵ درصد زمان کاري آنها را در مطالعه ما ارائه مي دهد). اين امر فضايي براي قرارهاي ملاقاتي که در همان روز ازطرف ديگران گذاشته مي شود و مکالمات يا جلسات به موقع آزاد مي کند.
    ميزان زماني که مديران عامل براي جلسات خودجوش اختصاص داده اند به طور قابل توجهي متفاوت بود و طيف وسيعي از ۳ درصد تا ۶۱ درصد را شامل مي شد. اين در دسترس بودن، مشروعيت يک مديرعامل را بالا مي برد. رهبران سازماني که برنامه هاي زماني آنها هميشه از قبل برنامه ريزي شده است يا مديراني که دستياران آنها خودشان را به عنوان نگهبانان اتاق رئيس مي بينند که بايد به همه افرادي که خواستار جلسه با او هستند «نه» بگويند، خودشان را در معرض خطر ديده شدن به عنوان افرادي متکبر، خودبزرگ بين و دور از دسترس قرار مي دهند. در اينجا دستياران نقش مهمي در ايجاد توازن درست ايفا مي کنند.
    
    مديريت به تنهايي
    براي مديران عامل، برنامه ريزي زمان کافي و بدون وقفه توسط خودشان ضروري و مهم است؛ به طوري که آنها مي توانند فضايي براي بازتاب و آمادگي براي جلسات داشته باشند. در مطالعه ما، مديران عامل به طور متوسط ۲۸ درصد زمان کاري شان را به تنهايي مي گذراندند؛ اما اين مقدار نيز طيف وسيعي را شامل مي شد: از ميزان کم ۱۰ درصدي تا ميزان بالاي ۴۸ درصدي.
    متاسفانه، بخش زيادي از اين زمان تنهايي (۵۹ درصد آن) به بخش هاي يک ساعته يا کمتر تقسيم شده بود و ميزان بسيار کم (۱۸ درصد) در بخش هاي دو ساعته يا طولاني تر تقسيم شده بود. مديران عامل بايد اين زمان را کاهش دهند. اين مساله، يک مشکل معمول بين مديران عاملي که به اين موضوع آگاه بودند را در مطالعه ما ثابت کرد.
    با فرض اينکه زمان در دفتر کار به آساني صرف مي شود، زمان تنهايي بيرون دفتر کار به طور خاص بسيار سودمند است. سفرهاي راه دور و به دور از تماس با دفتر کار اغلب زمان تفکر خوبي را فراهم مي آورد و بسياري از مديران عامل به اين موضوع اذعان دارند. مديران عامل، براي تحقق اين امر، بايد از سفر هاي زياد با اطرافيان و دوستان اجتناب کنند.
    حوزه هاي خارجي مي توانند آنها را گمراه کنند
    گرچه مديران عاملي که مورد مطالعه ما بوده اند، اکثريت زمان شان (به طور متوسط ۷۰ درصد) را در مواجهه با حوزه هاي داخلي صرف مي کردند، اما مقدار قابل توجه آن(به طور متوسط ۳۰ درصد) با افراد بيرون از سازمان صرف شده بود: ۱۶ درصد شرکاي کسب و کار (مانند مشتريان، عرضه کنندگان، بانکداران، سرمايه گذاران، مشاوران، وکلا، شرکت هاي روابط عمومي و ديگر ارائه دهندگان خدمات)، ۵ درصد با هيات مديره شرکت و ۹ درصد در ديگر تعهدات خارجي (خدمات در هيات مديره هاي ديگر، گروه هاي صنعتي، ارتباط با رسانه ها و دولت و فعاليت هاي اجتماعي و بشردوستانه).
    حوزه هاي خارجي مي توانند به اندازه حوزه هاي داخلي موردنياز باشند. همه افراد مي خواهند با مديرعامل صحبت کنند و مواجهه با ذي نفعان خارجي امري زمان بر است. اين امر اغلب شامل روزهاي کاري طولاني تر و صرف زمان دور از شعب اصلي و دوري از خانه مي شود و هميشه ريسک انحراف به سوي تعهدات خارجي که کمتر با موفقيت شرکت مرتبط هستند، وجود دارد.
    
    يافتن زمان براي مشتريان
    اکثر مديران عامل ما از اينکه بفهمند چه زمان اندکي را با مشتريان شان سپري کرده اند (به طور متوسط تنها ۳ درصد) هراس داشتند. اينکه اين مقدار از ميزان زمان سپري شده با مشاوران نيز کمتر است، بسيار بيشتر باعث شگفتي شد. اين زمان اندک اختصاص يافته به مشتريان تا حدي عملکرد حجم وسيعي از مسووليت هاي داخلي است: همان طور که يک مدير اجرايي از مديريت يک خط کسب و کار ( که شامل ارتباط با مشتري بيشتر مي شود) تا شغل هدايت کل شرکت ترفيع مي يابد، طبيعي است که زمان مواجهه با مشتري با کاهش روبه رو شود.
    با اين وجود، مديران عامل در مطالعه ما به طور واضح احساس کردند که اين ۳ درصد بسيار پايين است. مشتريان يک منبع کليدي از اطلاعات مستقل در مورد پيشرفت شرکت، روندهاي صنعت و رقبا هستند. در فضاي کسب و کارهاي بنگاه به بنگاه (B۲B)، ديدار با مديران عامل شرکت مشتريان به شدت ارزشمند است چرا که مکالمات همکارانه مي تواند بسيار صادقانه باشد. در شرکت هاي بنگاه به مشتري (B۲C)، نيز فرصت هاي غني براي ارتباط با مشتريان وجود دارد. به عنوان مثال براي مديران عامل خرده فروشي، بازديدهاي فروشگاه- به طور خاص بازديدهاي اعلام نشده- يک روش لازم الاجرا براي صحبت با مشتريان عادي و نه فقط با کارمندان شرکت است. برخي مديران عامل به طور سيستماتيک زمان ملاقات با مشتريان را برنامه ريزي مي کنند. به عنوان مثال، مديرعامل يک شرکت خدمات مالي در مطالعه ما به دنبال اين هدف است تا با يک مشتري در روز ملاقات رودررو داشته باشد. يک مديرعامل توليدي دو روز در ماه براي ملاقات با مشتريان تخصيص مي دهد. ديگر مديران عامل تلاش مي کنند تا بازديدهاي مشتريان را در سفرهايشان انجام دهند.
    
    تخصيص زمان براي مديران
    همه مديران عامل ما اهميت صرف زمان با هيات مديره خود را مي دانستند. در مطالعه ما، تعامل با مديران به طور متوسط ۵ درصد کل زمان کاري مديران عامل يا ۴۱ ساعت در يک دوره سه ماهه را شامل مي شد. اما دوباره شاهد نوسان قابل توجهي بوديم: يک مديرعامل شش ساعت با مديران صرف کرد و ديگري ۱۶۵ ساعت.
    يک مديرعامل نبايد فراموش کند که هيات مديره رئيس او محسوب مي شود و ايجاد يک رابطه کاري موفق با مدير يا کارفرما (managing up) براي موفقيت ضروري است. گرچه اين نوع مديريت چيزي بيش از جلسات هيات مديره و جلسات کميته است؛ اما مديران عامل بايد زماني براي ايجاد روابط يک به يک معني دار با مديران پيدا کنند. اين امر براي کسب مزيت از تخصص و چشم انداز خاص هر عضو هيات مديره ضروري است. در جلسات هيات مديره، اغلب مشخص نيست که هر رئيس از کدام بخش مي آيد، اما دانش او در بحران ها و زمان مواجهه با موضوعات بحث انگيز بسيار مهم است. مديران عامل همچنين بايد مديران را به خوبي آگاه کنند و از طريق خبرنامه ها و به روزرساني ها، با آنها در ارتباط باشند. يک درک مشترک با هيات مديره در دوره هاي استرس يا چالش بازار بسيار مهم و ضروري است.
    
    چرا رهبران سازماني خوب مهم هستند؟
    مفاهيم، ابزارها و معيارهاي بي شماري براي کمک به مديريت خوب رهبران سازماني توسعه داده شده اند. گرچه، مطالعه ما در مورد آنچه مديران عامل سازمان هاي بزرگ و پيچيده انجام مي دهند- به عنوان مانيفستي عمل مي کند که آنها چگونه زمان شان را سپري مي کنند- دريچه اي نو به سوي رهبري سازماني و بسياري از اجزا و ابعاد آن مي گشايد. مديرعامل بودن يک نقش پرچالش است و انجام درست آن بسيار دشوار است. موفقيت مديران عامل پيامدهاي بزرگي- خوب يا بد- براي کارمندان، مشتريان، خلق ثروت و مسير اقتصاد و حتي جوامع دارد. مديرعامل بودن با رشد اندازه و حدود شغل، افزايش پيچيدگي سازماني، پيشرفت تکنولوژي، افزايش رقابت و شدت يافتن مسووليت مديرعامل، سخت تر شده است. هدف از ايده هايي که در سلسله مقالات هفته اخير معرفي کرديم، ارائه رهبران سازماني فعلي و آينده است؛ رهبراني که بايد با درک وسيع تر از نقش شان و نحوه استفاده بهينه از مهم ترين منبع خود يعني «زمان» اين مسووليت عظيم را به دوش بکشند.
    مسووليت پيچيده مديران در مديريت زمان / چالش هاي مديريت زمان و بهترين استراتژي ها براي غلبه بر آنها (بخش پاياني)
    


 روزنامه دنياي اقتصاد، شماره 4371 به تاريخ 20/4/97، صفحه 28 (مديران)

لينک کوتاه به اين مطلب:   
 


    دفعات مطالعه اين مطلب: 6 بار



آثار ديگري از "Michael E. Porter Nitin Nohria"

  زمان، كمياب ترين منبع مديران امروز / چالش هاي مديريت زمان و بهترين استراتژي ها براي غلبه بر آنها (بخش دوم)
Michael E. Porter Nitin Nohria، دنياي اقتصاد 13/4/97
مشاهده متن    
  چگونه مديران زمان خود را مديريت مي كنند؟ / چالش هاي مديريت زمان و بهترين استراتژي ها براي غلبه بر آنها (بخش اول)
Michael E. Porter Nitin Nohria، دنياي اقتصاد 6/4/97
مشاهده متن    
بيشتر ...

 

 
 
چاپ مطلب
ارسال مطلب به دوستان

معرفی سايت به ديگران
گزارش اشکال در اطلاعات
اشتراک نشريات ديگر
 جستجوی مطالب
کلمه مورد نظر خود را وارد کنيد

جستجو در:
همه مجلات عضو
مجلات علمی مصوب
آرشيو اين روزنامه
متن روزنامه های عضو
    
جستجوی پيشرفته



 

اعتماد
ايران
جام جم
دنياي اقتصاد
رسالت
شرق
كيهان
 پيشخوان
فصلنامه سلامت و محيط زيست
متن مطالب شماره 1 (پياپي 39)، بهار 1397را در magiran بخوانيد.

 

 

سايت را به دوستان خود معرفی کنيد    
 1397-1380 کليه حقوق متعلق به سايت بانک اطلاعات نشريات کشور است.
اطلاعات مندرج در اين پايگاه فقط جهت مطالعه کاربران با رعايت شرايط اعلام شده است.  کپی برداري و بازنشر اطلاعات به هر روش و با هر هدفی ممنوع و پيگيرد قانوني دارد.
 

پشتيبانی سايت magiran.com (در ساعات اداری): 77512642  021
تهران، صندوق پستی 111-15655
فقط در مورد خدمات سايت با ما تماس بگيريد. در مورد محتوای اخبار و مطالب منتشر شده در مجلات و روزنامه ها اطلاعی نداريم!
 


توجه:
magiran.com پايگاهی مرجع است که با هدف اطلاع رسانی و دسترسی به همه مجلات کشور توسط بخش خصوصی و به صورت مستقل اداره می شود. همکاری نشريات عضو تنها مشارکت در تکميل و توسعه سايت است و مسئوليت چگونگی ارايه خدمات سايت بر عهده ايشان نمی باشد.



تمامي خدمات پایگاه magiran.com ، حسب مورد داراي مجوزهاي لازم از مراجع مربوطه مي‌باشند و فعاليت‌هاي اين سايت تابع قوانين و مقررات جمهوري اسلامي ايران است