مدیریت دانش سازمانی در کتابخانه های دانشگاهی ایران: مستندسازی و سازوکارهای آن

دانش سازمانی به دلایل مختلفی مانند بازنشستگی و جابجایی مدیران در مسیر فراموشی و محو قرار دارد. مستندسازی قادر است از طریق ثبت، ارزیابی، سازماندهی، نگهداری و انتشار دانش و تجربیات مدیران، از محو دانش جلوگیری کند. پیش نیاز مستندسازی، تعیین ویژگی ها و سازوکارهای آن است. بر این اساس هدف این پژوهش شناسایی و رتبه بندی سازوکارهای مستندسازی در کتابخانه های دانشگاهی ایران بود.
روش شناسی:روش پژوهش پیمایشی-تحلیلی و با توجه به هدف پژوهش، نوع آن کاربردی بود. جامعه آماری این پژوهش مدیران کتابخانه های دانشگاهی ایران بود. اعضای جامعه 172 نفر بود که بر اساس جدول اندازه جامعه و نمونه کرجسی و مورگان، 116 نفر به صورت طبقه ای تصادفی انتخاب شدند. 100 نفر به پرسشنامه پاسخ دادند و میزان پرسشنامه های برگشتی 2/86 درصد بود. برای گردآوری داده ها از پرسشنامه الکترونیکی محقق ساخته در قالب طیف لیکرت بر اساس چند پرسشنامه آماده و مرور پیشینه پژوهش استفاده شد. پرسشنامه اولیه برای تعیین روایی محتوایی (صوری) بین متخصصان توزیع شد و پس از انجام دادن اصلاحات لازم و تغییرات پیشنهاد شده توسط متخصصان، نسخه نهایی آن تدوین شد. برای تعیین پایایی پرسشنامه تعداد 30 نسخه توسط جامعه مورد بررسی تکمیل شد که از طریق محاسبه ضریب آلفای کرونباخ،87.45 به دست آمد. برای توصیف و تجزیه و تحلیل داده ها از آمار توصیفی و آمار استنباطی استفاده شد. در آمار توصیفی از میانگین و برای بررسی متغیرها از تحلیل عاملی اکتشافی و آزمون فریدمن استفاده گردید. این پژوهش از آن رو که به بررسی دیدگاه های مدیران جامعه آماری میپردازد و بر اساس دیدگاه نمونه ای از آنها در مورد جامعه قضاوت می کند، پیمایشی است و از این منظر که نتایج پژوهش را می توان در عمل برای مستندسازی دانش در کتابخانه ها به کار گرفت و تا حدودی مشکلات آن ها را در این زمینه مرتفع ساخت، پژوهشی کاربردی است.
سازوکارهای مستندسازی دانش بر پایه چرخه یکپارچه حیات دانش سازمانی دالکر شناسایی و براساس درجه اهمیت و میانگین های کسب شده، رتبه بندی شدند. بدین ترتیب، 11 سازوکار ثبت و استخراج، 9 سازوکار ارزیابی/ انتخاب، 7 سازوکار کدگذاری، 8 سازوکار پالایش، 9 سازوکار اشتراک، 7 سازوکار دسترسی، 7 سازوکار فراگیری، 8 سازوکار به کارگیری، 7 سازوکار ارزیابی و 6 سازوکار به روزرسانی معرفی شدند. مهم ترین منابع کسب دانش ضمنی و عینی مشخص شد و با توجه به تحلیل عاملی اکتشافی در سه عامل منابع کسب و ثبت دانش ضمنی مدیران، منابع دانش عینی برای کدگذاری و بازنمون و منابع دانش عینی برای وب کاوی و داده کاوی نام گذاری شدند.
مستندسازی دانش در کتابخانه های دانشگاهی ایران از الگویی خاص تبعیت نمی کند. با توجه به مشکلاتی که کتابخانه های دانشگاهی در زمینه مستندسازی دارند، در این پژوهش سازوکارهای لازم برای تسهیل اجرای مستندسازی معرفی شده است. این سازوکارها براساس دیدگاه های مدیران این مراکز شناسایی و رتبه بندی شده و بر ویژگی های اصلی مستندسازی یعنی، استخراج، اعتبارسنجی، اصلاح و انتشار دانش ثبت شده متمرکز است، لذا نتایج آن از قابلیت لازم برای استفاده در محیط های کتابخانه ای برخوردار است. با توجه به این که در زمینه مستندسازی دانش پژوهش های اندکی صورت گرفته است، بر این اساس در اجرای پژوهش کمبود منابع لاتین و فارسی وجود داشت و برخی از پاسخ دهندگان در خصوص موضوعات مربوط به متغیرهای پژوهش شناخت محدود داشتند که این موضوع از طریق ارائه تعاریف مربوط به مفاهیم مدیریت دانش در ابتدای پرسشنامه و نیز در پی نوشت آن مرتفع گردید. تشکیل کمیته مستندسازی، انتصاب فردی به عنوان کارشناس دانش، تهیه فرم های مخصوص ثبت دانش و تدوین شیوه نامه مستندسازی از مهم ترین پیشنهادهای پژوهش بود.