فرایند دیجیتال سازی و ساماندهی اسناد مرکز اسناد آستان مقدس حضرت معصومه (س)

اطلاعات، کالایی فناپذیر است. در هیچ زمانی، نگهداری از حافظه ثبت شده بشری برای جامعه، این همه دشواری به همراه نداشته است. ظهور فناوری های دیجیتال و استفاده روزافزون و پیچیده از آنها در سازمان های جدید، تاثیر چشم گیری در ماهیت، اهمیت و حفظ «سند» داشته است.(1)
با ظهور فناوری های جدید، تعداد اسنادی که به شکل الکترونیکی تولید می شوند، به شدت افزایش یافته است و این امر به نوبه خود، وابستگی شدید سازمان ها را به این فناوری ها به دنبال داشته است؛ به طوری که امروزه تمام اداره ها و سازمان های دولتی و خصوصی، به طور روزانه و مستمر در جهت انجام فعالیت هایشان، اسنادی را به شکل الکترونیکی تهیه و تولید و یا دریافت می کنند. بنابراین، با توجه به افزایش حجم اسناد الکترونیکی، مسائل مربوط به سازماندهی، حفظ و نگهداری، پردازش و مدیریت آنها به عنوان مسئله ای حایز اهمیت، بسیار مطرح می شود.(2)
در متون مختلف، بایگانی (آرشیو) در سه معنا به کار رفته است.