ارتقای فرایندهای اداری و مالی دانشکده مدیریت و اطلاع رسانی پزشکی دانشگاه علوم پزشکی تبریز با بهره گیری از روش اقدام پژوهی

امور اداری و مالی یکی از کلیدی ترین فعالیت ها در هر سازمانی محسوب می شود. مشخص نمودن فرایندهای مربوط به این امور، از ضروریات به شمار می رود. لذا پژوهش حاضر با هدف ارتقای فرایندهای اداری و مالی دانشکده مدیریت و اطلاع رسانی پزشکی دانشگاه علوم پزشکی تبریز طراحی و اجرا گردید.

مطالعه حاضر، مطالعه ای کیفی با رویکرد اقدام پژوهی است. بعد از آگاهی از مساله شفاف نبودن و زمان بر بودن فرایندهای اداری و مالی، برای رفع این مشکل برنامه ریزی شد. پس از بررسی شرح مشاغل، مصاحبه با پرسنل و رسم فلوچارت فرایندها، شکل صحیح فرایندها ارائه گردید. سپس با انتخاب 20 درصد فرایندها و بررسی نحوه عملکرد پرسنل و همچنین زمان سنجی، ارزشیابی انجام شد

نتایج مطالعه نشان داد که فرایندهای اداری و مالی عمدتا براساس تجربه و سلیقه فردی اداره شده و عدم هماهنگی با زمان بندی آموزشی و پژوهشی دانشکده مانع از انجام به موقع وظایف می شد. پس از طی گام های اقدام پژوهی 49 فرایند (حسابداری: 13، دبیرخانه: 2، اداره امور عمومی: 7، کارگزینی: 16، اموال: 7 و تدارکات: 4 مورد) شناسایی و مستند گردید. نتایج ارزشیابی نشان داد 97 درصد فرایندها مطابق با استاندارد بوده و زمان مربوط به اجرای فرایندها، 30 تا 100 درصد کاهش یافته است.

اقدام پژوهی در قالب فرایندی مشارکتی بین محققین و صاحبان فرایند، باعث ارتقای فرایندهای اداری و مالی گردید. در راستای ارتقای میزان آمادگی واحد اداری مالی دانشکده و هماهنگی با معاونت های آموزش و پژوهش، تنظیم تقویم اداری و مالی در ابتدای سال و پیش بینی زمان اقدام قبل از وصول درخواست واحدها، پیشنهاد شد.