آرشیو یک‌شنبه ۲۶ مرداد ۱۳۹۹، شماره ۵۷۳۲
زندگی: کسب و کار
۱۵

نتایج بررسی غول دنیای وب از فرآیند دورکاری 5000 کارمندش، 8 کلید کاربردی برای مدیریت دورکاری در اختیارمان قرار می دهد

تجربیات گوگل برای دورکاری بهتر

عسل اخویان طهرانی

این روزها شکل بسیاری از محیط های کسب وکار فعال به دلیل شرایط ناخواسته ای که با شیوع جهانی ویروس کووید-19 ایجاد شده، تغییر یافته است. بسیاری از شرکت ها که امکان دورکاری کارکنان برایشان فراهم بوده در چند ماه اخیر تلاش کرده اند زیرساخت های مورد نیاز توسعه کسب وکارشان را از مسیرهای آنلاین و دور از محیط کار ارتقاء دهند. تجربیات بزرگان دنیای کسب وکار در این دوران می تواند الگوی خوبی برای سایرین باشد. گوگل از آن دست غول های کسب وکاری است که به دلیل ماهیت کاری اش به سرعت با شرایط جدید تطبیق پیدا کرده و حتی مدیرعامل اجرایی گوگل، ساندار پیچای، به تازگی اعلام کرده است که تا تیر سال آینده امکان کار کردن از خانه برای کارمندان شرکت تداوم خواهد داشت. خبری که با توجه به دسترسی اطلاعاتی گسترده گوگل به خودی خود می تواند پیام مهمی را به کسب وکارها بدهد. اما گوگل حرف های بیشتری نیز برای گفتن دارد. این شرکت بزرگ براساس اطلاعات مبتنی بر پرسشنامه ای که بر اساس حال و احوال، عملکرد، برقراری ارتباط و بازده از 5000 نیروی دورکارش جمع آوری کرده است به 9 کلید طلایی در دوران دورکاری براساس پاسخ های کارمندانش دست پیدا کرده است.

جلسات گروهی را در اولویت قرار دهید

وقتی از خانه مشغول کار باشید، جلسات گروهی تنها زمانی است که می توانید با اعضای تیم کاری تان در تعامل باشید. بنابراین حتی اگر مورد ضروری و خاصی هم پیش نیامده است، جلسات را لغو نکنید و همیشه روال منظمی برای برگزاری آن داشته باشید. اجازه ندهید ارتباط اجتماعی تان به دلیل دورکاری قطع شود.  

اگرچه در دنیای کار از راه دور پیام های نوشتاری از مهم ترین و جدانشدنی ترین اجزا هستند، اما هیچ وقت پیام نوشتاری نمی تواند به درستی لحن و شوخی کلامی را منتقل کند و به راحتی می تواند موجب سوءتفاهم شود. از طرفی شنیدن صدا، حالت چهره در زمان صحبت و زبان بدن هر یک موجب افزایش اثرگذاری کلام و انتقال بهتر موضوعات خواهد شد. در نتیجه روش جلسات مجازی می تواند ضمن انتقال این پیام های غیرکلامی در تحکیم ارتباط اجتماعی اعضای تیم کاری نیز موثر باشد. فقط یادتان باشد تعداد جلسات تان بیش از اندازه زیاد نشود که مانع انجام کار و تمرکز کاری اعضای گروه شود.

افزایش شناخت از شخصیت افراد

اجازه ندهید به دلیل دورکاری، فضای کاری تان خشک و دشوار شود. از همین جلسات کاری نیز می توانید برای بهبود رابطه اعضای تیم استفاده کنید. برای مثال جلسات ناهار یا صبحانه مجازی تشکیل دهید تا فرصتی برای صحبت کردن در مورد فعالیت های غیرکاری میان اعضای تیم فراهم شود. این موضوع شاید در نگاه اول کاملا غیرکاری به نظر برسد. ولی موجب همبستگی بیشتر اعضای تیم و افزایش بازدهی آنها خواهد شد.

راه ارتباطی مناسبی انتخاب کنید

برای تماس ها و جلسات مجازی و همچنین مسیر اشتراک گذاری مطالب و اطلاعات کاری باید مسیر مناسبی متناسب با نیازتان انتخاب کنید. قطعا تماس تصویری برای انتقال بهتر افکار و تصمیم گیری های جزئی می تواند موثرتر باشد. اما برای یک خبررسانی کوچک قطعا فرستادن یک پیامک سریع تر و کاربردی تر خواهد بود.

مهم این است بدانید برای چه کاربردی از چه مسیر ارتباطی بهره بگیرید که بتواند سریع و کارآمد باشد. تماس های مکرر می تواند موجب ایجاد حس اضطراب و به هم ریختن تمرکز کارمندان شود. از طرف دیگر گاهی اوقات برای برخی موضوعات اگر بخواهید با پیام نوشتاری کار را پیش ببرید باید زمان طولانی صرف فرستادن و دریافت پیام کنید. در صورتی که یک تماس پنج دقیقه ای می تواند به بسیاری از سوالات پاسخ بدهد.

مرام نامه برای گروه کاری وضع کنید

 وضع قانون کمک می کند انتظاراتی که از اعضای تیم کاری تان در این شرایط کاری دارید، به روشنی مشخص باشد و آنها نیز کمتر دچار برداشت نادرست و سردرگمی شوند.

بنابر اطلاعات گوگل، بهتر است این مرام نامه با هم فکری و نظر همه اعضای گروه وضع شود و شامل موارد مختلفی از جمله موارد زیر باشد:

زمان مورد انتظار برای پاسخگویی به پیام ها و ایمیل ها

تعیین شفاف شرح وظایف افراد گروه و راهکار دسترسی به افراد در زمانی که در دسترس نیستند

انتخاب روش اشتراک گذاری اطلاعات

تعداد دفعات ارتباط میان اعضای گروه

پس از تنظیم مرام نامه آن را در گروه کاری به اشتراک بگذارید. این کار کمک می کند همه با هم هماهنگ باشند و کارها روال بهتری داشته باشد، استرس کاهش پیدا کند و مشکلات کندی پیشرفت کار و بازده پایین گروه نیز به طرز چشمگیری کاهش پیدا خواهد کرد.

دعوت به مشارکت کنید

برخی از اعضای گروه که روحیه درونگرا دارند معمولا مشارکت کمتری در جلسات دارند. این افراد اگر جلسات مجازی شود، چه بسا مشارکت کمتری هم داشته باشند.  هدایتگر تیم کاری باید به خوبی حواسش به شخصیت رفتاری افراد باشد و در صورت مواجه شدن با چنین شرایطی با پرسیدن سوالات مستقیم، فرد را به مشارکت در جلسه دعوت کند. همچنین در هنگام جلسات حواس تان به حرکات و زبان بدن اعضای گروه نیز باشد.

ممکن است فردی در تلاش باشد که وارد بحث شود، اما فرصت ورود از سوی دیگر اعضا به او داده نشود. بنابراین مهم است بتوانید گروه را فعال و پویا و یکدست هدایت کنید.

از تشویق کلامی غافل نشوید

یکی از  موضوعاتی که در انجام کارها از دور می افتد این است که فرد نمی تواند واکنش مافوقش را در لحظه درخصوص کاری که کرده، دریافت کند. بنابراین سعی کنید در مکالمات تصویری به این نکته توجه کنید و زمانی که هر یک از اعضای تیم درخصوص کارش توضیح می دهد، به صورت فعال گوش کنید و نسبت به حرف ها عکس العمل نشان دهید.

بسیاری از افراد در چنین مواقعی تصویر یا صدای خودشان را قطع می کنند و در حالی که دیگران در حال ارائه گزارش کارشان هستند به کارهای دیگری مانند پاسخ دادن به تماس تلفنی یا پست الکترونیک شان می پردازند. درست است که در این حالت هم گزارش اعضای تیم تان را خواهید شنید، اما این تماسی یک طرفه خواهد بود و قطعا حس خوبی را به طرف مقابل منتقل نمی کند.

حواس تان به اعضا باشد

باید حواس تان باشد که بیش از حد وقت و تمرکز اعضای تیم کاری را به هم نریزید ولی از طرف دیگر بد نیست که در میان ساعت کاری هر از چند گاهی با فرستادن یک پیام کوتاه انگیزشی، مقاله جدیدی مرتبط با حوزه کاری تان یا حتی عکسی جالب از حال و هوای اعضای گروه تان باخبر شوید و به آنها انرژی تزریق کنید.

حتی اگر در محیط کار زمان استراحت چای داشتید می توانید همان زمان را به صورت مجازی برگزار کنید تا مطمئن شوید اعضای گروه در فرصت کوتاهی در میان کارشان انرژی شان را بازیابی کرده اند.

اولویت با سلامت است

در دوران همه گیری بیماری کرونا، سلامت اعضای تیم کاری تان بیش از همیشه اهمیت دارد. گوگل برای این کار به کارمندانش پیشنهاد می کند:

فضای کاری راحتی برای خودتان در خانه انتخاب کنید. سعی کنید فضای کاری به نحوی باشد که بتوانید محیط کار را از زندگی خانوادگی جدا کنید.

ساعت کاری مشخصی برای خود تعیین کنید و به آن پایبند باشید. بیش از حد به کار ادامه ندهید.

هر ساعت برای چند دقیقه کوتاه از پشت میز بلند شوید و به خودتان استراحت کوتاهی بدهید.

پیش از جلسات کاری مهم یا کاری که به تمرکز بالا نیاز دارد به هر موضوع غیرکاری که دوست دارید برای چند دقیقه بپردازید.