آرشیو ملی و تعیین تکلیف و ارزشیابی سوابق پزشکی

سوابق[i] بهداشتی و درمانی یکی از گروه های مهم اسناد و مدارک[ii] را تشکیل می دهند. یکی از دلایل این اهمیت آن است که این سوابق مستقیما با مساله مرگ و زندگی افراد در ارتباط می باشند. با توسعه علوم و پیشرفت شیوه های بهداشتی درمانی، تولید این قبیل سوابق شدت گرفت و روزبروز بر اهمیت و تعداد آن ها افزوده شد، هرچند امروزه با کمک رایانه، از شدت رشد سریع گذشته سوابق فیزیکی و انباشتگی بایگانی ها کاسته شده است، اما گاه افزونگی داده ها و حتی اطلاعات غیر مفید مانع از حصول سریع و دقیق پژوهشگران این حوزه به اطلاعات مورد نیاز می شود.
اگرچه ممکن است برخی پژوهشگران حوزه سلامت و به ویژه پزشکان تمایل داشته باشند به دلیل اهداف پژوهشی خود، تمام سوابق را نگهداری کنند، اما این کار عموما ممکن نیست. برای دسترسی به بهترین نتیجه، مدیران اسناد با همراهی آرشیودارها به تعیین تکلیف سوابق می پردازند. در واقع نتیجه ارزشیابی توسط آرشیودارها، انتقال سوابق با ارزش موقت به بایگانی راکد (ملی) و سوابق دارای ارزش دائمی نگهداری (اسناد) به آرشیو، و صدور مجوز امحا اوراق فاقد ارزش (زائد) می باشد. در مقاله حاضر ارزش سوابق بهداشتی درمانی، دلایل و چگونگی ارزشیابی آن ها، روش های شناسایی سوابق باارزش و سوابق فاقد ارزش، مورد بررسی قرار خواهد گرفت